Préparer, conduire et animer une réunion
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Formation créée le 16/07/2019. Dernière mise à jour le 28/10/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Même si cela peut sembler facile quand on regarde un bon animateur faire, réussir à bien animer une réunion est une vraie performance. La preuve en est que beaucoup trop de collaborateurs témoignent s’ennuyer en réunion, en profiter pour faire autre chose voire même s’endormir. Pour faire partie de ces bons animateurs, il sera donc nécessaire de travailler plusieurs formes de talents : l’anticipation et la planification, la formalisation, le questionnement, la gestion des prises de parole et des différentes personnalités, le respect du timing…et tout cela ne s’invente pas
Objectifs de la formation
- Maîtriser les notions essentielles d’une animation de réunion performante
- Lancer, dérouler et conclure ses interventions
- Maîtriser la préparation en amont
- Maîtriser les techniques de communication pertinentes
- Gérer les comportements et les réactions d’un groupe
Profil des bénéficiaires
- Tout encadrant en situation de devoir animer des réunions
- Aucun
Contenu de la formation
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Décider de l’intérêt d’organiser une réunion
- Les coûts et la fatigue engendrés par une réunion en salle
- Les moyens alternatifs
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Maîtriser les différents types et formats de réunion
- Les réunions habituelles : briefing, réunions d’équipe
- Les réunions occasionnelles : réunion de lancement, de projet, de bilan, de résolution de problèmes
- Les réunions de type formation : réunion de progrès, de développement des compétences
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Définir l’objectif
- La nécessité de définir obligatoirement un objectif
- La technique pour bien le formaliser
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Préparer efficacement ses réunions
- L’établissement d’un séquencement prévisionnel
- La configuration de la salle de réunion
- La prise en compte du biorythme pour choisir les bons horaires
- Le document de convocation
- La check liste préparatoire pour être certain de ne rien oublier
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Communiquer avec les mots
- La définition de la communication : différence entre écoute et compréhension
- Les pièges physiologiques de communication : à l’oral, à l’écrit, en visuel
- Les pièges psychologiques de communication : le cadre de référence, les inférences, les raccourcis
- Le questionnement du groupe : questions ouvertes, fermées, qualificatives et alternatives
- Les Top principes essentiels d’un bon communicant
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Communiquer avec les gestes
- L’importance de la communication au-delà du choix des mots
- Les 5 indices de communication non verbale : l’image, le regard, la manière de dire les choses, la voix et la gestuelle
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Animer judicieusement
- Les 4 grands profils d’animateur : la girouette, le rouleau compresseur, le spectateur et l’efficace
- Le lancement réussi via la technique du COMA
- Les techniques fondamentales d’une animation réussie
- L’usage des diaporamas : présentation judicieuse de textes et de chiffres
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Gérer le groupe
- Les 5 grands profils de participants : le romancier, le bavard, le réservé, l’interrupteur et l’efficace
- Les techniques de reprise de parole et de reprise de contrôle
- La gestion des retards, du bruit et de la contradiction
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Conclure
- Un vrai temps pour définir les actions à conduire et les suites à donner
- Le compte-rendu : un support de sortie qui prépare la prochaine entrée
Loïck Lebas - Responsable Pédagogique
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Mises en situation.
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation.
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Quiz en salle
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.